Maatwerk software of een standaardpakket: zo kies je

Wat is het verschil tussen maatwerk en een standaardpakket?

Een standaardpakket is software die voor veel bedrijven tegelijk is gemaakt. Denk aan een boekhoudpakket, een CRM of een webshopplatform. Je betaalt meestal per gebruiker per maand, en de leverancier zorgt voor updates en beveiliging. Jij past je werkwijze aan het pakket aan.

Maatwerk software wordt gebouwd voor één bedrijf. Het doet wat jouw proces vraagt, met jouw schermen, regels en koppelingen. Je betaalt voor de bouw en daarna voor beheer en doorontwikkeling. De software past zich aan jou aan, in plaats van andersom.

Wanneer is een standaardpakket de beste keuze?

Een pakket is vaak de slimste keuze als:

• je proces gangbaar is, zoals boekhouding, salarisadministratie of een eenvoudige webshop;
• er een pakket bestaat dat het grootste deel dekt, en je de rest met instellingen oplost;
• je snel wilt beginnen en weinig tijd hebt om eisen uit te werken;
• regels vaak veranderen en de leverancier die bijhoudt, zoals bij loonadministratie.

Iets opnieuw bouwen wat al goed bestaat, is zelden verstandig. Past een pakket goed, dan zeggen we dat ook.

Wanneer loont maatwerk software?

Maatwerk loont als:

• je proces je voorsprong is: de manier waarop je plant, levert of adviseert is precies waarom klanten voor je kiezen;
• je team om het pakket heen werkt, met exports naar Excel, dubbele invoer en lijstjes op papier;
• je meerdere pakketten gebruikt die niet met elkaar praten;
• je systeem verouderd is en de leverancier het niet meer doorontwikkelt;
• je zelf een product of platform wilt verkopen, met een eigen omgeving per klant.

Een vuistregel: als medewerkers elke dag dezelfde gegevens overtypen of exporteren, betaal je al voor maatwerk. Alleen betaal je het in uren in plaats van in software.

Wat kost het echt, over vijf jaar?

Vergelijk niet alleen de startprijs. Een pakket lijkt goedkoop, maar de kosten groeien mee met het aantal gebruikers. Tel ook extra modules, prijsverhogingen en de uren handwerk rond het pakket mee.

Bij maatwerk zit het grootste deel van de kosten aan het begin. Daarna betaal je voor hosting, beheer en uitbreidingen. Er zijn geen licenties per gebruiker, dus groeien kost minder extra.

Kijk bij beide ook naar afhankelijkheid. Kun je al je data exporteren als je wilt overstappen? Leg bij maatwerk vooraf vast dat de code en de data van jou zijn, en laat bouwen met breed gebruikte technologie. Dan kan een andere partij het later overnemen. En let op waar je data staat: hosting in de EU maakt het voldoen aan de AVG eenvoudiger.

Hoe maak je de keuze?

De keuze is zelden alles of niets. Veel MKB-bedrijven houden hun boekhoudpakket en laten daaromheen iets bouwen: een planningsscherm, een klantportaal of een koppeling die gegevens automatisch doorzet. Zo betaal je alleen maatwerk voor het deel dat je onderscheidt.

Stel jezelf deze vijf vragen:

1. 01Welk deel van ons proces doen we anders dan concurrenten?
2. 02Hoeveel uur per week gaat naar overtypen, exporteren en controleren?
3. 03Hoeveel gebruikers hebben we over drie jaar?
4. 04Kunnen we al onze data meenemen als we overstappen?
5. 05Wie onderhoudt de software als de leverancier of bouwer wegvalt?

Zijn de antwoorden op vraag 1 en 2 "weinig", dan is een pakket meestal genoeg. Zijn ze "veel", dan is maatwerk het onderzoeken waard.