Wat was het probleem?
Een organisatie met zes locaties wilde elke dag weten hoe druk het was geweest en hoe druk het zou worden. Die informatie bepaalt hoeveel personeel er nodig is, en of er actie nodig is op marketing. De cijfers stonden in verschillende systemen. Ze bij elkaar zoeken en vergelijken met het weer en de vakanties kostte elke ochtend tijd, en gebeurde daardoor niet altijd.
Hoe werkt de workflow?
Elke ochtend doorloopt de workflow dezelfde stappen, zonder dat iemand iets hoeft te doen:
- 01Om 08:40 start de workflow vanzelf.
- 02Bezoekersaantallen, de weersverwachting en de schoolvakanties worden opgehaald. Alleen aantallen, geen namen.
- 03De drie bronnen worden per locatie samengevoegd.
- 04Gewone statistiek maakt een prognose voor de komende vijf dagen.
- 05Een AI-agent legt uit wat opvalt en waarom, alleen op basis van de berekende cijfers.
- 06Elk getal in de tekst wordt nagerekend voordat er iets verstuurd wordt.
- 07De update staat in de inbox voordat de dag begint. Een mens beslist wat ermee gebeurt.
Waarom rekent de AI niet zelf?
Taalmodellen zijn goed in uitleggen, maar niet betrouwbaar in rekenen. Ze kunnen een getal verkeerd overnemen of er een verzinnen. Daarom maakt gewone statistiek de prognose, en schrijft de AI alleen de toelichting. Daarna controleert de workflow of elk getal in die toelichting overeenkomt met de berekening. Klopt er iets niet, dan gaat de update niet de deur uit.
Zo krijg je het beste van beide: cijfers die kloppen, en een uitleg in gewone taal die iedereen snapt. Bijvoorbeeld dat het zaterdag op een locatie drukker wordt dan normaal, omdat de herfstvakantie begint en er regen wordt verwacht.
Hoe zit het met privacy?
De workflow werkt alleen met aantallen per locatie, niet met gegevens over personen. Er gaan dus geen persoonsgegevens naar de AI. Dat houdt de opzet eenvoudig en veilig. Werkt een workflow wel met persoonsgegevens, dan beperken we wat er naar een AI-dienst gaat en leggen we de afspraken vast.
Wat levert het op?
Het verzamelen en vergelijken van de cijfers kost geen tijd meer. Elke locatie start de dag met hetzelfde beeld, en beslissingen over personeel en acties worden genomen op basis van een prognose in plaats van een gevoel. En omdat de workflow wordt bewaakt, valt het meteen op als een bron een keer niet beschikbaar is.
Kort samengevat
- Elke ochtend haalt een workflow bezoekersaantallen, weer en vakanties op en maakt een prognose voor vijf dagen.
- Gewone statistiek rekent, de AI legt alleen uit, en elk getal wordt nagerekend voor verzending.
- Er gaan alleen aantallen door de workflow, geen persoonsgegevens; een mens beslist.
Veelgestelde vragen
Ja, het patroon is breed toepasbaar: gegevens ophalen, samenvoegen, berekenen, toelichten en versturen. Denk aan omzet per vestiging, openstaande orders of een wekelijks marketingoverzicht.
Met een combinatie van een workflowtool en code, gekoppeld aan de bestaande systemen. We kiezen per stap wat het meest betrouwbaar is.
De workflow wordt bewaakt. Ontbreken er gegevens, dan krijgen we een melding en wordt er geen onvolledige update verstuurd.